Konsep Dasar Pengambilan Keputusan
KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN
Manajemen
membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem
informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen
setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan
informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan
dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi hrs memahami
terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
A. TIPE
KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen dihubungkan
dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :
1.
Perencanaan
strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan
strategi-strategi.
= Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan
luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat
atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg diberikan
oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen
tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan luar yg merugikan
organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.
= Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh
organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan
perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn
menguasai 60% pasar.
= Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2
yg hrs dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan
strategi semua kemampuan yg berupa sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan
organisasi dapat diraih.
2.
Pengendalian
manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi
yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan
taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan
taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg
dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan
program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan
analisis.
3.
Pengendalian
operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang
telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan
dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2
tingkat bawah.
B.
TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah
tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.
Keputusan
terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga
dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd
manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan
piutang,dll.
2.
Keputusan
setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram,
sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini
seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg
terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan
alokasi dana promosi.
3.
Keputusan
tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang
dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.
Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk
didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.
Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan
keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain
adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
C.
TIPE
INFORMASI
Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai
pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja,
tetapi mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan
pengendalian. Laporan2 dari sistem informasi memberikan informasi kepada
manajemen mengenai permasalahan2 yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi
bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi
menyediakan 3 macam tipe informasi :
1.
Informasi
pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi
atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah
untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2.
Informasi
Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen
memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan.
Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.
3.
Informasi
Pemecahan masalah (Problem Solving information) : informasi untuk membantu para
manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.
Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang
serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
D. KARAKTERISTIK INFORMASI
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2
tingkatan manajemen dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg
berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain :
1.
Kepadatan
Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah
terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian
operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai
karakteristik informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan
padat.
2.
Luas
Informasi : manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu
masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg
khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena
manajemen atas berhubungan dengan masalah yg luas.
3.
Frekuensi
informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin,
krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg
berulang2 dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya
adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan
pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.
4.
Waktu
Informasi : Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn
digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2
rutin yg sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa
depan berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik
yg menyangkut nilai masa depan.
5.
Akses
Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat
disediakan oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik.
Dengan demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off
line. Sebaliknya untuk level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas,
sehingga manajer2 tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil
inf kapan pun mereka membutuhkan.
6.
Sumber
Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian
internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data
yg bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas
lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan
lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd
eksternal perusahaan.
E.
PERAN
MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg
1.
Peran
Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala
(figur head) : manajer mewakili organisasi
untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi,
mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-
bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.
Peran
Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center)
organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar (
disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi
lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab
pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.
3.
Peran
decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai
orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2
dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam
organisasi.
F.
TAHAPAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses
pengambilan keputusan :
1.
Intelligence
: Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.
2.
Design :
Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah.
3.
Choice :
Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.
4.
Implementation
: Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.